PRler, Marketing-Profis, Wirtschaftsvertreter und Medien wollen sie: Eines der wesentlichen Werkzeuge bei der Vorbereitung nachhaltiger Medienkontakte ist ein Pressekit, auch Pressemappe oder Media-Kit genannt. Bei der Erstellung einer Pressemappe gilt es allerdings einiges zu bedenken. Wie sieht die ideale Pressemappe aus?
Warum eine Pressemappe?
Jedes Unternehmen braucht eine Pressemappe. Warum? Weil eine Pressemappe die wichtigsten Informationen über das Unternehmen zusammenfasst und so den Journalisten die Arbeit erleichtert. Eine gute Pressemappe ist die Basis für erfolgreiche PR-Arbeit und kann den Unterschied ausmachen zwischen einer erfolgreichen PR-Kampagne und einer Kampagne, die den Bach runtergeht.
Pressemappe: ein kleiner Leitfaden für Selbstständige
Pressemappen sind ein effektives Werkzeug, um die Aufmerksamkeit von Medienvertretern zu erregen und dauerhafte Kontakte aufzubauen und Journalisten für eine Berichterstattung zu interessieren. Die Pressemappe kann dabei sowohl online als auch offline verteilt werden und enthält neben einem Anschreiben meist Informationen wie Fotos, Broschüren, Pressetexte und Backgrundinformationen.
Eine gute Pressemappe sollte …
- auffallend sein
- informativ sein
- anschaulich sein
- überzeugend sein
Informiere dich über den professionellen Aufbau von Pressemappen. Natürlich kann man auch blindlings loslegen und alles „intuitiv“ tun – doch informiere dich lieber vorher kurz über den typischen Aufbau von Pressemappen (zum Beispiel in diesem Blog ;-)). So weißt du bereits im Vorfeld ungefähr Bescheid über die verschiedensten Elemente und Formate und kannst alles bedarfsorientierter planen und gestalten.
Wenn Du eine Pressemappe erstellst, solltest Du auf jeden Fall Folgendes beachten:
1. Zielgruppe
Bevor Du mit dem Erstellen Deiner Pressemappe beginnst, solltest Du Dich überlegen, an welche Zielgruppe Du Dich wenden möchtest. Wer soll die Pressemappe erhalten? Welche Art von Informationen möchtest Du vermitteln? Diese Überlegungen sind wichtig, damit Du sicherstellst, dass die Inhalte Deiner Pressemappe auf die Bedürfnisse Deiner Zielgruppe zugeschnitten sind.
2. Aufbau
Eine gute Pressemappe zeichnet sich durch einen klaren und strukturierten Aufbau aus. Die Struktur Deiner Pressemappe sollte logisch sein und eine klare Botschaft vermitteln. Die Reihenfolge der Dokumente in Deiner Pressemappe sollte so gewählt werden, dass sie für den Empfänger leicht verständlich ist. Beginnen solltest du deshalb mit einer Übersicht über den Inhalt der Mappe sowie einer Kurzdarstellung des Unternehmens bzw. des Anliegens. Danach folgen Informationen zu den verschiedenen Themen – je nachdem, worum es in der Mappe geht. Achte hierbei besonders darauf, die Informationen so verständlich wie möglich darzustellen und stelle sicher, dass alle wichtigen Fakten enthalten sind.
3. Design
Die Gestaltung spielt bei der Erstellung einer Pressemappe ebenfalls eine entscheidende Rolle – schließlich will man ja auch optisch etwas hermachen! Das Design Deiner Pressemappe sollte professionell sein und gut zu Deinem Unternehmens- oder Organisationsimage passen. Achte beim Erstellen des Designs darauf, dass es übersichtlich ist und den wichtigsten Informationen den größten Raum einräumt. Die Gestaltung sollte jedoch nicht übertriebener sein und am besten im Corporate Design des Unternehmens gehalten werden (sofern vorhanden). Wichtig ist außerdem, dass alle Elemente gut lesbar sind und die wichtigsten Informationen im Vordergrund stehen. Bitte keine billigen Grafiken oder Cliparts, das ist ein absolutes No-Go!
4. Inhalte
Die Inhalte Deiner Pressemappe sollten aussagekräftig und interessant sein. Achte darauf, dass die Informationen, die Du vermitteln möchtest, klar und prägnant sind. Vermeide es, unnötige Details einzufügen oder Informationen zu verbergen.
Ein weiterer Erfolgsfaktor: der Schreibstil
Neben dem Inhalt ist der Schreibstil eines der wichtigsten Elemente einer Pressemappe. Er sollte klar und überzeugend sein, damit er die Aufmerksamkeit der Leser auf sich zieht und sie dazu bringt, die gesamte Pressemappe zu lesen. Achte bei Deinen Informationen auf einen einnehmenden und fesselnden Schreibstil.
Digitale oder gedruckte Pressemappe?
Eine Pressemappe ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen und Organisationen, die ernsthaft daran interessiert sind, mit der Presse in Kontakt zu treten. Die Frage, ob es sich dabei um eine digitale oder gedruckte Pressemappe handeln sollte, ist jedoch nicht so einfach zu beantworten. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.
Die erste und wichtigste Frage, die man sich stellen sollte, ist: Wer ist meine Zielgruppe? Wer sich an Journalisten und Redakteure richtet, für den war es lange wahrscheinlich, dass diese lieber eine gedruckte Pressemappe erhalten. Dennoch gibt es immer mehr Journalisten und Redakteure, die digitale Pressemappen vorziehen. Es kommt also darauf an, die eigene Zielgruppe genau zu kennen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Haltbarkeit. Eine gedruckte Pressemappe kann man Jahre aufbewahren und immer wieder hervorholen, allerdings ist das Design und natürlich der Inhalt irgendwann überholt, Renovierung und Neudruck können ganz schön ins Geld gehen. Aber: Eine gedruckte Pressemappe etwas Greif- und Anfassbares. Viele Menschen reagieren positiv auf etwas Greifbares und halten es für wertvoller als etwas Digitales.
Eine digitale Pressemappe hingegen verschwindet möglicherweise in der Masse anderer digitaler Informationen. Die Kosten für eine digitale Pressemappe hingegen sind in der Regel relativ gering. Außerdem ist sie umweltschonender und zum anderen sind Inhalte jederzeit anpassbar – etwa dann, wenn es um neue Projekte oder Kooperationen geht. Auch für Journalisten und Blogger ist es oft einfacher, sich online durch relevante Informationen zu klicken, als erst ein schwerfälliges PDF herunterzuladen. Für die Gestaltung der digitalen Pressemappe gibt es verschiedene Möglichkeiten: etwa die One-Page-Website oder Unternehmensinformationen in Form einer Präsentation online gestellt.
Pressemappe fertig und jetzt?
Wann sollte eine Pressemappe verteilt werden?
Die Verteilung einer Pressemappe kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Grundsätzlich gilt: Je aktueller das Thema, desto besser. Denn je aktueller ein Thema ist, desto mehr Interesse besteht seitens der Medien. Gleichzeitig ist es aber auch wichtig, genügend Zeit für die Recherche und Planung zur Erstellung der Mappe einzuplanen. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass die Mappe den Erwartungen entspricht und ihr Zweck erfüllt.
Wo sollte eine Pressemappe verteilt werden?
Die Verteilung einer Pressemappe kann sowohl online als auch offline erfolgen. Online ist die Verbreitung über soziale Netzwerke oder spezielle Presseverteiler möglich. Offline hingegen empfiehlt es sich, die Mappe direkt an die Journalisten oder an PR-Agenturen zu schicken oder auf Get-Togethers, Pressekonferenzen oder Messen zu verteilen. Denn nur so ist sicherzustellen, dass die Mappe tatsächlich ankommt und gelesen wird.
An wen sollte eine Pressemappe verteilt werden?
Die Verteilung einer Pressemappe erfolgt in der Regel an Journalisten oder PR-Agenturen. Denn diese sind in der Regel am besten informiert und haben die nötigen Kontakte, um Informationen an die Öffentlichkeit weiterzugeben. Gleichzeitig ist es aber auch möglich, die Mappe direkt an die interessierte Öffentlichkeit zu verteilen. Dies kann beispielsweise über soziale Netzwerke oder spezielle Webseiten erfolgen.
